Top 10 Warenwirtschaftssysteme

Ein Warenwirtschaftssystem, kurz WWS, ist im Grunde das Herzstück deines Unternehmens, wenn es um die Verwaltung deiner Bestände, Bestellungen und Verkäufe geht. Stell es dir einfach wie eine Art Schaltzentrale vor.

Welche dafür sorgt, dass immer alles zur richtigen Zeit am richtigen Ort ist. Egal, ob du ein kleines Geschäft betreibst oder ein größeres Unternehmen, ein WWS hilft dir dabei, den Überblick zu behalten. Von eingehenden Lieferungen über Lagerbestände hin zu Verkäufen und Rücksendungen.

Mit diesem System kannst du nachvollziehen, welche Produkte gut laufen, welche nachbestellt werden müssen und was auf Lager verbleibt. Es sorgt also dafür, dass du keine Überraschungen erlebst.

Wie plötzlich leere Regale oder überquellende Lager. Vor allem spart es dir aber eine Menge Zeit, weil viele Prozesse, die sonst manuell und aufwendig wären, automatisiert ablaufen. Letztlich bedeutet es, weniger Papierkram und mehr Zeit, dich um dein Geschäft und deine Kunden zu kümmern.

Übrigens: Gerade, wenn du eine chaotische Lagerhaltung betreibst, ist ein WWS unverzichtbar. Es sorgt dafür, dass du trotz des scheinbar unorganisierten Systems immer den Überblick behältst und deine Bestände effizient verwalten kannst.

Warum ist es wichtig?

Das WWS, häufig auch einfach als Bestandsmanagement-Tool bezeichnet, ist deshalb so wichtig, weil es dir das Leben als Unternehmer deutlich erleichtert. Es hilft dir dabei, jederzeit den Überblick über deinen Bestand zu behalten. Und das ganz ohne Stift, Zettel und Chaos.

Statt dir also Sorgen darüberzumachen, ob du genügend Ware auf Lager hast oder ob vielleicht Überbestände Platz und Geld verschwenden, sorgt das System dafür, dass du alles im Blick behältst. Und das spart nicht nur Zeit, sondern auch eine Menge Nerven.

Mit einem guten Tool kannst du nicht nur Fehler vermeiden, die oft bei manueller Buchführung passieren, sondern auch deine Warenbestände genau überwachen. Es erinnert dich sogar daran, wenn etwas knapp wird. Wie bereits erwähnt, ist das besonders bei der chaotischen Lagerhaltung wichtig.

Wo die Artikel nicht an festen Plätzen liegen, sondern überall im Lager verteilt sind, wird ein solches System zur wahren Geheimwaffe. Es hilft dir, die Ware schnell zu finden, sorgt für reibungslose Abläufe und erleichtert damit deinen Alltag erheblich.

Zudem wird auch die Kundenzufriedenheit gesteigert, weil Bestellungen schneller und zuverlässiger abgewickelt werden. Ein solches System sorgt dafür, dass dein Betrieb immer gut organisiert ist und deine Kunden glücklich bleiben. Und dies ist schließlich das Wichtigste.

Wie funktioniert es?

Das Warenwirtschaftssystem funktioniert wie ein persönlicher Assistent, der alles im Blick hat. Nur eben digital und rund um die Uhr. Ohne dass du Fehlzeiten oder Urlaub einkalkulieren musst. Im Grunde geht es darum, dass das System alle relevanten Daten über deine Lagerbestände sammelt und organisiert. So weißt du immer, was wo liegt und wie viel davon noch da ist.

Stell dir einfach vor, jemand kauft etwas in deinem Onlineshop. Das Bestandsmanagement-Tool registriert sofort, dass ein Artikel verkauft wurde, und zieht ihn automatisch vom aktuellen Lagerbestand ab.

Gleichzeitig gibt es dir Bescheid, wenn bestimmte Produkte langsam zur Neige gehen. Sodass du diese rechtzeitig nachbestellen kannst. Auf diese Weise musst du dir keine Gedanken machen, ob du zu viel oder zu wenig auf Lager hast, denn das Tool kümmert sich um die Details.

Das Beste daran: Viele dieser Systeme arbeiten mit Barcodes und Scanner. Wenn also Ware im Lager ankommt oder ausgelagert wird, scannst du (oder ein Mitarbeiter) einfach den Barcode, und das System aktualisiert alles automatisch. Auf diese Weise bleibt dein Lager ordentlich, und du sparst viel Zeit und Stress.

Wusstest du, dass etwa 70 % der befragten Handelsunternehmen standardisierte Softwarelösungen für Warenwirtschaftssystem bevorzugen? Das geht aus einer Umfrage aus dem Jahr 2021 hervor. (Quelle: Handelsdaten.de)

Welche Arten von Systemen gibt es?

Es gibt verschiedene Arten von WWS, die je nach Unternehmensgröße und Bedarf zum Einsatz kommen. Grob lassen sie sich in drei Kategorien aufteilen: 

1. Lokal installierte Systeme

Diese Tools werden auf den Computern eines Unternehmens installiert und betrieben. Sie sind besonders für größere Betriebe geeignet, die volle Kontrolle über ihre Daten wollen. Und auch benötigen. Lokale Systeme, auch häufig als On-Premise bezeichnet, bieten den Vorteil, dass sie individuell angepasst werden können. Allerdings erfordern sie auch eine gute IT-Infrastruktur und regelmäßige Wartung. Das macht sie weniger flexibel und oft teurer in der Anschaffung.

2. Cloud-basierte Systeme

In diesem Fall wird alles online verwaltet. Diese Art von System ist besonders beliebt bei kleineren und mittleren Unternehmen. Es sind keine teuren Server notwendig und man kann von überall auf die Daten zugreifen. Selbst, wenn man sich gerade am Sandstrand von Bali befindet. Alles, was dazu benötigt wird, ist eine stabile Internetverbindung. Außerdem übernimmt der Anbieter die Wartung und Updates, was dir eine Menge Arbeit spart. Cloud-basierte Lösungen sind in der Regel abonnementbasiert und bieten daher eine gewisse finanzielle Flexibilität.

3. Hybrid-Systeme

Diese Systeme kombinieren das Beste aus beiden Welten: Die Vorteile der lokalen Installation, wie individuelle Anpassbarkeit, und die Flexibilität der Cloud-Lösungen. Einige Daten können lokal gespeichert werden, während andere in der Cloud zugänglich sind. Das ist besonders für Firmen interessant, die spezielle Anforderungen an die Sicherheit haben, aber gleichzeitig nicht auf die Flexibilität und Zugänglichkeit von Cloud-Diensten verzichten möchten.

Letztlich hängt die Wahl des passenden Systems von deinen persönlichen Anforderungen ab: Möchtest du volle Kontrolle und hast die nötige IT-Infrastruktur? Dann könnte eine lokale Lösung das Richtige sein. Suchst du eher Flexibilität und eine einfache Handhabung, dann ist die Cloud-Variante ideal.

Die 10 besten Warenwirtschaftssysteme

1. SAP Business One

Zielgruppe: Kleine und mittelständische Unternehmen

Vorteile:

• Umfangreiche Funktionen zur Verwaltung von Finanzen, Vertrieb, Einkauf und Kundenbeziehungen.
• Flexibilität in der Bereitstellung (On-Premise oder Cloud-basiert), je nach den Bedürfnissen des Unternehmens.
• Echtzeit-Daten und integrierte Berichte, die die Entscheidungsfindung erleichtern.
• Umfangreiche Anpassungsmöglichkeiten und die Möglichkeit, Module je nach Bedarf hinzuzufügen.
• Automatisierung von Prozessen verbessert die Effizienz und reduziert manuelle Eingaben auf ein Minimum.
• Unterstützung für mehrere Währungen, was besonders für internationale Unternehmen hilfreich ist.

Nachteile:

• Hohe Implementierungskosten und ein nicht transparentes Preismodell, da die Preise auf Anfrage variieren können.
• Die Implementierung erfordert oft Unterstützung durch einen Partner oder teure Value Added Reseller (VAR). Dies macht den Prozess kostspieliger. 
• Die Benutzeroberfläche kann für einige Nutzer als veraltet empfunden werden, und die Bedienung erfordert eine steile Lernkurve.
• Begrenzte Funktionen in einigen Zusatzmodulen und eingeschränkte Browser-Unterstützung.
• Mobile Zugänglichkeit ist teilweise eingeschränkt, und es kommt vor, dass User häufig erneut eingeloggt werden müssen​.

Monatliche Kosten: Ab 38 € pro Monat, abhängig von der gewählten Lizenz

Features: SAP Business One bietet eine Reihe von Modulen, die verschiedene Geschäftsprozesse abdecken. Darunter unter anderem Finanzen, Vertrieb, Einkauf, Inventar und Kundenbeziehungsmanagement. 

Unterschiedliche Implementierungsmöglichkeiten: Unternehmen können cloudbasierte und auch On-Premise Lösungen einsetzen. 

2. Lexware Warenwirtschaft

Zielgruppe: Kleine und mittlere Unternehmen

Vorteile:

• Einfache und benutzerfreundliche Bedienung, ideal für Einsteiger ohne große IT-Kenntnisse.
• Kostengünstige Lösung, die die grundlegenden Anforderungen von KMU abdeckt.
• Gute Integration mit anderen Lexware-Produkten, was den Datenaustausch erleichtert.

Nachteile:

• Begrenzte Skalierbarkeit; weniger geeignet, wenn das Unternehmen wächst oder komplexere Anforderungen entstehen.
• Begrenzte Erweiterungsmöglichkeiten, da das System für größere Unternehmen und komplexere Prozesse nicht optimiert ist.

Monatliche Kosten: Ab ca. 55 € pro Monat

Features: Lexware bietet grundlegende Funktionen für die Warenwirtschaft, die speziell auf die Bedürfnisse kleiner und mittlerer Unternehmen zugeschnitten sind:

• Verwaltung von Stammdaten: Hier können Kunden- und Lieferanteninformationen bequem zentral verwaltet werden.
• Auftragsabwicklung: Die Software ermöglicht eine schnelle und einfache Erstellung von Angeboten, Aufträgen, Lieferscheinen und Rechnungen.
• Finanzbuchhaltung: Bietet auch eine Anbindung an die Buchhaltung, was die automatische und unkomplizierte Erfassung von Umsätzen ermöglicht.

Unterschiedliche Implementierungsmöglichkeiten:

• Lokal installierte Lösung: Lexware Warenwirtschaft ist eine lokal installierte Software, die auf Windows-PCs läuft. Das bedeutet, dass Firmen ihre Daten vor Ort speichern und volle Kontrolle über sie haben. Das kann insbesondere für Nutzer wichtig sein, welche Bedenken hinsichtlich der Datensicherheit bei Cloud-Lösungen haben.

3. Sage 100

Zielgruppe: Mittelständische Unternehmen

Vorteile:

• Hohe Flexibilität bei der Anpassung an die Bedürfnisse des Betriebs, insbesondere durch modulare Erweiterungen.
• Umfangreiche Funktionen für Buchhaltung, Warenwirtschaft und Produktionsplanung.
• Starke Anbindung an bestehende Systeme und die Möglichkeit, individuelle Arbeitsabläufe zu erstellen.

Nachteile:

• Höhere Kosten als vergleichbare Lösungen, sowohl in Bezug auf die Anschaffung als auch die laufenden Kosten.
• Die Implementierung kann komplex und zeitaufwendig sein, was eine sorgfältige Planung und gute Unterstützung erfordert.

Monatliche Kosten: Ab ca. 56 € pro Nutzer / Monat

Features: Sage 100 bietet umfangreiche ERP-Funktionen, die speziell auf mittelständische Unternehmen ausgerichtet sind. Wie etwa: 

• Buchhaltungs- und Finanzmanagement: Umfassende Finanzbuchhaltung mit Funktionen zur Bilanzierung, Liquiditätsplanung und Kostenstellenrechnung.
• Einkauf und Lagerverwaltung: Unternehmen können ihre Einkaufsprozesse automatisieren und Lagerbestände verwalten, um Engpässe und Überbestände zu vermeiden. 
• Produktionsplanung: Funktionen zur Produktionsplanung und Fertigungssteuerung ermöglichen es, die Produktion effizient zu organisieren und vorhandene Ressourcen optimal zu nutzen. 
• Reporting und Analyse: Integrierte Berichts- und Analysewerkzeuge, die es ermöglichen, die Geschäftsleistung in Echtzeit zu überwachen und fundierte Entscheidungen zu treffen.

Unterschiedliche Implementierungsmöglichkeiten:

• On-Premise und Cloud: Das System ist sowohl als lokal installierte als auch als cloudbasierte Lösung verfügbar. Die On-Premise-Variante bietet mehr Kontrolle über die Daten, während die Cloud-Variante eine flexible Nutzung und geringere IT-Investitionen ermöglicht.

4. JTL-Wawi

Zielgruppe: E-Commerce-Unternehmen

Vorteile:

• Kostenlose Basisversion, die grundlegende Anforderungen für kleinere Onlinehändler abdeckt.
• Spezialisierte Funktionen zur Integration mit verschiedenen E-Commerce-Plattformen.
• Gute Skalierbarkeit durch extra Module, die bei Bedarf hinzugefügt werden können.

Nachteile:

• Zusätzliche Kosten für Erweiterungen und Module, was die Gesamtkosten für größere Unternehmen erhöhen kann.
• Support nur gegen Gebühr, was insbesondere für kleinere Unternehmen eine Hürde darstellen kann, die schnelle Hilfe benötigen.

Monatliche Kosten: Basisversion kostenlos, zusätzliche Module ab ca. 99 € pro Nutzer / Monat

Features:

• E-Commerce-Integration: Das Tool ist besonders bei Onlineshops beliebt, da es nahtlos in verschiedene Shop-Systemen wie WooCommerce, Shopify oder JTL-Shop integriert werden kann.
• Kostenlose Basisversion: Die kostenlose Grundversion bietet Funktionen für kleine Onlinehändler und ermöglicht die Verwaltung von Bestellungen, Lagerbeständen und Lieferungen. Damit können bis zu 500 Artikel verwaltet werden.
• Lagerverwaltung: Das System bietet eine starke Integration zur chaotischen Lagerhaltung, sodass Artikel nicht an festen Plätzen liegen müssen. Dies erleichtert die Bestandsverwaltung erheblich.

Unterschiedliche Implementierungsmöglichkeiten:

• On-Premise: Das Ganze ist als lokal installierte Software verfügbar, was gerade für kleinere Unternehmen geeignet ist, welche keine Cloud-Lösung möchten.

Support und Schulungsangebote:

• Support: JTL bietet eine große Community sowie kostenpflichtige Supportpakete an. Unternehmen können je nach Bedarf zwischen verschiedenen Support-Leveln wählen.
• Schulungen: Es sind umfangreiche Online-Schulungen wie Webinare verfügbar, um Anwender bei der Einführung und Nutzung zu unterstützen. Auch Präsenzseminare werden angeboten, um ein tieferes Wissen zu vermitteln.

5. Microsoft Dynamics 365 Business Central

Zielgruppe: Kleine und mittelständische Unternehmen

Vorteile:

• Nahtlose Integration mit anderen Microsoft-Produkten wie Office 365 und Teams möglich.
• Cloudbasierte Lösung, die eine einfache Skalierbarkeit ermöglicht und auch für Remote-Arbeit gut geeignet ist.
• Umfangreiche Funktionen für Finanzverwaltung, CRM und Warenwirtschaft, die das gesamte Unternehmen abdecken.

Nachteile:

• Hohe Implementierungskosten, besonders für kleinere Firmen oder solche mit komplexeren Anforderungen.
• Die Benutzeroberfläche kann für Neueinsteiger äußerst komplex wirken, was zu einer längeren Einarbeitungszeit führt.

Monatliche Kosten: Variieren je nach Funktionen und Paket

Features: Das Tool bietet umfassende ERP-Funktionen, die kleine und mittelständische Unternehmen unterstützen, darunter:

• Finanzmanagement: Automatisierung von Finanzprozessen und Erstellung von Echtzeit-Berichten zur besseren Kontrolle.
• Vertrieb und Kundenservice: Nahtlose Integration mit Microsoft Teams und Outlook ermöglicht eine effektive Kundenverwaltung und Zusammenarbeit.
• Lagerverwaltung: Verfolgt Lagerbestände in Echtzeit. Damit wird sichergestellt, dass immer genügend Produkte verfügbar sind.

Unterschiedliche Implementierungsmöglichkeiten:

• Cloud-basiert: Microsoft Dynamics ist in der Cloud verfügbar, was den Vorteil bietet, dass es von jedem Ort mit einer Internetverbindung zugänglich ist und keine lokale IT-Infrastruktur benötigt. 
• On-Premise: Für Unternehmen, die mehr Kontrolle über ihre Daten möchten, gibt es auch die Möglichkeit, das Tool auf lokaler Hardware zu betreiben. 

Support und Schulungsangebote:

• Support: Microsoft bietet eine Vielzahl von Support-Optionen, einschließlich eines umfangreichen Online-Hilfeportals und Community-Foren, in denen Nutzer ihre Fragen stellen können. Je nach Abonnement gibt es auch personalisierten Support.
• Schulungen: Es existieren umfangreiche Schulungsangebote, darunter Microsoft Learn, eine Plattform, die kostenlose Kurse und Schulungen zu Dynamics 365 anbietet. Ferner stehen zertifizierte Partner für individuelle Trainings zur Verfügung.

6.  weclapp

Zielgruppe: Kleine und mittelständische Unternehmen

Vorteile:

• Benutzerfreundliche Oberfläche, die besonders für Einsteiger leicht verständlich ist.
• Cloudbasiert, was bedeutet, dass keine lokale Installation erforderlich ist und das System von überall zugänglich ist.
• Gutes Preis-Leistungs-Verhältnis, hauptsächlich für Firmen, die keine speziellen Anpassungen benötigen.

Nachteile:

• Begrenzte Anpassungsmöglichkeiten, was die Flexibilität einschränkt, wenn das Unternehmen spezifische Anforderungen hat.
• Für größere Unternehmen mit komplexen Anforderungen weniger geeignet.

Monatliche Kosten: Ab ca. 49 € pro Nutzer / Monat

Features: Das Tool bietet eine cloudbasierte ERP-Lösung, die speziell für kleine und mittelständische Unternehmen konzipiert ist. Zu den wichtigsten Funktionen gehören:

• Integrierte Funktionen zur Verwaltung von Finanzprozessen und zur Pflege von Kundenbeziehungen.
• Ermöglicht die Verwaltung und Planung von Projekten, das Zuweisen von Aufgaben und das Überwachen des Fortschritts.
• Unterstützt den Vertrieb über mehrere Kanäle, einschließlich E-Commerce, Einzelhandel und Großhandel.

Unterschiedliche Implementierungsmöglichkeiten:

• Cloud-basiert: Vollständig cloudbasiert, was bedeutet, dass du jederzeit und überall Zugriff auf deine Daten hast. Dies macht es besonders attraktiv für Unternehmen, die eine kostengünstige und flexible Lösung ohne eigene IT-Infrastruktur suchen.

Support und Schulungsangebote:

• Support: Bietet einen umfassenden Support, der eine Wissensdatenbank, ein Forum sowie telefonischen und E-Mail-Support umfasst. Für eine tiefere Unterstützung kann auch auf persönliche Beratung zurückgegriffen werden.
• Schulungen: Es gibt zahlreiche Online-Schulungen, Video-Kurse und Webinare, die den Einstieg erleichtern. Diese Materialien sind gut strukturiert, sodass sie für Anfänger und Fortgeschrittene gleichermaßen nützlich sind.

7. mesonic WinLine

Zielgruppe: Mittelständische Unternehmen

Vorteile:

• Modular aufgebaut, wodurch Firmen nur die Module nutzen können, die sie wirklich benötigen. Dies senkt die Kosten. 
• Vielseitig einsetzbar, mit umfangreichen Funktionen, die an die individuellen Bedürfnisse angepasst werden können.

Nachteile:

• Höhere Kosten als bei einigen anderen Lösungen, insbesondere bei der Implementierung.
• Die Komplexität der Einbindung erfordert oft externe Unterstützung.

Monatliche Kosten: Ab ca. 79 € pro Nutzer / Monat und gewähltem Modul

Features: Das Programm ist modular aufgebaut und bietet eine Vielzahl von Funktionen. Diese lassen sich an die spezifischen Bedürfnisse eines Betriebs anpassen: 

• Bietet umfassende Lösungen zur Buchhaltung und Bilanzierung mit Funktionen zur Budgetierung und Liquiditätsplanung.
• Ermöglicht die Verwaltung von Lagerbeständen, die Produktionsplanung und die Nachverfolgung von Rohstoffen und Fertigwaren.
• Es hat grundlegende Funktionen, um Personaldaten und Gehälter zu verwalten.

Unterschiedliche Implementierungsmöglichkeiten:

• Lokal und Hybrid: Kann sowohl lokal installiert als auch in einer hybriden Umgebung genutzt werden. Dies ermöglicht Unternehmen Flexibilität und die Möglichkeit, einige Daten lokal zu speichern und andere in der Cloud zugänglich zu machen.

Support und Schulungsangebote:

• Support: Bietet Support über autorisierte Partner, die bei der Einbindung und Nutzung des Systems helfen. Es gibt auch eine Hotline sowie eine umfassende Wissensdatenbank.
• Schulungen: Es werden verschiedene Schulungsmöglichkeiten angeboten, einschließlich Präsenzseminaren, Webinaren und Online-Lernmaterialien. Diese sind besonders nützlich, um die komplexen Module und Anpassungsmöglichkeiten zu verstehen.

8. SelectLine

Zielgruppe: Kleine und mittelständische Unternehmen

Vorteile:

• Sehr einfache Bedienung, ideal für Firmen, die keine aufwendigen IT-Ressourcen haben.
• Flexibel und kann an verschiedene Branchenbedürfnisse angepasst werden.
• Gutes Preis-Leistungs-Verhältnis, insbesondere für Betriebe mit geringen Anforderungen.

Nachteile:

• Begrenzte Skalierbarkeit, was bedeutet, dass das System bei schnellem Wachstum des Unternehmens an seine Grenzen stößt.

Monatliche Kosten: Ab ca. 190  € pro Nutzer (abhängig vom gewählten Paket)

Features: Das Tool ist eine Warenwirtschaftslösung, die speziell auf die Bedürfnisse kleiner und mittelständischer Unternehmen zugeschnitten ist:

• Einfache Auftragsverwaltung: Die Software ermöglicht die Verwaltung von Bestellungen, Rechnungen und Lieferscheinen mit einer einfachen Benutzeroberfläche.
• Lagerverwaltung: Die Lagerverwaltung ist flexibel und kann an die Bedürfnisse unterschiedlicher Branchen angepasst werden.
• Schnittstellen zu Finanzbuchhaltung: Lässt sich gut mit gängigen Buchhaltungsprogrammen verknüpfen, was die Verwaltung von Finanzen erleichtert.

Unterschiedliche Implementierungsmöglichkeiten:

• Lokal installierte Lösung: Wird auf lokaler Hardware installiert, was Firmen volle Kontrolle über ihre Daten gibt. Dies ist besonders für Betriebe geeignet, die keine Cloud-Lösung wünschen.

Support und Schulungsangebote:

• Support: Das System bietet einen telefonischen Support sowie eine Wissensdatenbank an, in der Nutzer Antworten auf häufige Fragen finden können.
• Schulungen: Verfügt über Online- und Präsenzschulungen, um Nutzer bei der Einführung zu unterstützen. Zusätzlich gibt es Lernvideos und detaillierte Handbücher.

9. Odoo

Zielgruppe: Unternehmen jeder Größe

Vorteile:

• Open-Source-Lösung, die zahlreiche Anpassungsmöglichkeiten bietet.
• Modular aufgebaut, sodass Firmen nur die benötigten Funktionen verwenden und das System bei Bedarf jederzeit erweitern können.
• Große Community, die zur kontinuierlichen Verbesserung des Systems beiträgt.

Nachteile:

• Zusätzliche Kosten für Hosting und Support, besonders wenn professionelle Hilfe benötigt wird.
• Die Implementierung kann komplex sein, primär für Unternehmen ohne technisches Know-how.

Monatliche Kosten: Ab ca. 20 € pro Nutzer / Monat

Features: Dies ist eine Open-Source-ERP-Lösung, die anpassbar und modular aufgebaut ist. Wichtige Funktionen umfassen:

• Modularität: Firmen können aus über 10.000 Modulen auswählen, die Funktionen wie CRM, Buchhaltung, Projektmanagement und E-Commerce abdecken.
• Integriertes CRM: Das CRM-Modul ermöglicht eine detaillierte Verwaltung von Leads, Kunden und Verkaufschancen.
• E-Commerce: Bietet ein integriertes E-Commerce-Modul, das es ermöglicht, den Onlineshop direkt mit der Warenwirtschaft zu verknüpfen.

Unterschiedliche Implementierungsmöglichkeiten:

• Cloud oder On-Premise: Kann sowohl als cloudbasierte Lösung als auch lokal genutzt werden. Die Cloud-Version bietet mehr Flexibilität, während die On-Premise-Version eine größere Kontrolle über die gespeicherten Daten ermöglicht.

Support und Schulungsangebote:

• Support: Verfügt über eine große Community sowie bezahlte Supportpakete, die professionellen Support und schnellere Reaktionszeiten bieten.
• Schulungen: Es gibt eine Vielzahl von Schulungsmaterialien, darunter Videos, Webinare und ein umfangreiches Benutzerhandbuch. Spezielle Partner-Zertifizierungen stellen einen qualifizierten Support vor Ort sicher.  

10. proALPHA

Zielgruppe: Mittelständische Unternehmen

Vorteile:

• Umfangreiche Funktionen zur Verwaltung von Finanzen, Produktion und Logistik.
• Starke Integration mit anderen Systemen, die eine zentrale Verwaltung der Unternehmensprozesse ermöglicht.
• Anpassbar an die spezifischen Anforderungen verschiedener Branchen.

Nachteile:

• Hohe Implementierungskosten, die besonders für kleine Unternehmen abschreckend sein können.
• Die Bedienung kann für Neueinsteiger sehr komplex sein.

Monatliche Kosten: Ab ca. 50 € pro Nutzer / Monat

Features: Das Tool ist eine umfassende ERP-Lösung für mittelständische Unternehmen und bietet:

• Umfangreiche Produktions- und Logistikmodule: Diese Module unterstützen die Fertigungsplanung, Nachverfolgung von Rohstoffen und die Verwaltung von Fertigwaren.
• Anpassbare Workflows: Unternehmen können ihre eigenen Arbeitsabläufe definieren, um die Prozesseffizienz zu erhöhen.
• Finanz- und Anlagenbuchhaltung: Bietet umfassende Funktionen zur Finanzbuchhaltung, Budgetierung und Liquiditätsplanung.

Unterschiedliche Implementierungsmöglichkeiten:

• Lokal und Hybrid: proALPHA kann sowohl als lokale Installation als auch als hybride Lösung genutzt werden. Diese Möglichkeit bietet Firmen die Flexibilität, Daten lokal zu speichern und gleichzeitig die Vorteile von Cloud-Diensten zu nutzen.

Support und Schulungsangebote:

• Support: Partnerunternehmen bieten Support, was die Implentierung und Anpassung des Systems unterstützt.
• Schulungen: Präsenztrainings, Online-Schulungen und maßgeschneiderte Workshops sind verfügbar, um Betriebe und deren Mitarbeiter auf die Nutzung des Tools vorzubereiten.

Warum hier keine Nutzerzahlen aufgeführt sind

Die exakten Nutzerzahlen für Warenwirtschaftssysteme zu nennen, ist oft schwierig. Denn sie sind selten zuverlässig oder aktuell verfügbar. Viele Anbieter veröffentlichen diese Daten nicht regelmäßig, und die Angaben, die man findet, basieren oft nur auf Schätzungen oder dienen Marketingzwecken.

Außerdem können die genannten Zahlen stark schwanken, je nachdem, welche Version des Systems verwendet wird oder ob es sich um spezielle Lösungen für bestimmte Branchen handelt. Deshalb haben wir uns entschieden, auf konkrete Nutzerzahlen zu verzichten. Einfach um sicherzustellen, dass die Informationen nicht missverständlich oder irreführend sind.

Zusätzliche Kriterien für die Auswahl eines Warenwirtschaftssystems

Ein Bestandsmanagement-Tool auszuwählen, das wirklich zu deinem Unternehmen passt, kann eine echte Herausforderung sein. Hier sind ein paar Dinge, die notwendig sein können. Besonders, wenn du nicht nur jetzt, sondern auch in Zukunft effizient arbeiten willst.

1. Datenschutz und Sicherheit

Eines der größten Themen ist natürlich die Sicherheit deiner Daten. Niemand will riskieren, dass vertrauliche Informationen in falsche Hände geraten. Daher solltest du bei der Wahl des Systems explizit darauf achten, dass alles, was über das Internet übertragen wird, gut verschlüsselt ist. Besonders bei cloudbasierten Lösungen stellt sich die Frage: Wo werden die Daten gespeichert und sind sie DSGVO-konform?

Auch die Frage, wer bei dir im Team Zugriff auf was hat, ist nicht zu unterschätzen. Ein gutes System sollte dir erlauben, den Zugang auf verschiedenen Ebenen zu regeln. Also genau festzulegen, wer welche Informationen sehen und bearbeiten darf. Das gibt dir die nötige Kontrolle und schützt sensible Daten.

2. Anpassbarkeit und Integration

Ein System muss so flexibel sein, dass es sich in deine bestehende Softwarelandschaft einfügt. Du nutzt wahrscheinlich schon Tools wie ein CRM oder eine Buchhaltungssoftware, und die sollten alle ohne Stress miteinander kommunizieren können. Eine gute API (also die Schnittstelle, über die sich Systeme verbinden) ist hier definitiv Gold wert.

Auch die Anpassung an deine speziellen Bedürfnisse ist wichtig. Es sollte keine One-size-fits-all-Lösung sein. Sondern dir vielmehr die Möglichkeit bieten, es für deine Abläufe maßzuschneidern. Manche Systeme, wie zum Beispiel Odoo, sind dafür bekannt, dass sie anpassbar sind. Das hilft dir nicht nur jetzt, sondern vor allem auch, wenn dein Unternehmen wächst und sich deine Anforderungen ändern.

3. Support und Schulungen

Selbst das beste Tool bringt dir nichts, wenn du und deine Mitarbeiter es nicht voll ausschöpfen könnt. Deshalb solltest du unbedingt darauf achten, dass der Anbieter auch guten Support und Schulungsmaterialien bietet. Einige Systeme bieten Webinare oder sogar persönliche Trainings an, um dir den Einstieg enorm zu erleichtern. Bei Microsoft Dynamics zum Beispiel gibt es unzählige Ressourcen, mit denen du dich in Ruhe einarbeiten kannst.

Support sollte mehr sein als nur eine Hotline, die schwer zu erreichen ist. Ideal ist es, wenn du zwischen verschiedenen Support-Leveln wählen kannst. Vom Basis-Support bis zu einem umfassenden Premium-Service, der sich um deine spezifischen Anliegen kümmert. Das gibt dir die Sicherheit, dass dir jemand kompetent mit Rat zur Seite steht, wenn es mal klemmt. 

Fazit

Ein Warenwirtschaftssystem ist ein unverzichtbares Werkzeug. Vollkommen egal, ob du ein kleines Geschäft betreibst oder ein größeres Unternehmen leitest. Es unterstützt dich dabei, den Überblick über deine Bestände, Bestellungen und Verkäufe zu behalten, indem es alle wichtigen Prozesse automatisiert.

Von der Verwaltung des Lagers über die Verfolgung von Bestellungen bis hin zur Ermittlung von Verkaufszahlen: Ein gut funktionierendes Warenwirtschaftssystem sorgt dafür, dass alles genau dann verfügbar ist, wenn es gebraucht wird, und am richtigen Platz liegt.

Letztlich hilft dir ein gutes System nicht nur dabei, Zeit und Nerven zu sparen, sondern auch dein Geschäft effizienter zu gestalten. Und auch, deine Kunden zufriedenzustellen. Es ist die Grundlage, um strukturiert zu wachsen, Engpässe zu vermeiden und flexibel auf Veränderungen zu reagieren, egal, welche Art von Lagerhaltung oder Geschäftsmodell du hast.

Häufig gestellte Fragen